Zorganizuj się

Nie wiem jak u Was, ale ja od długiego czasu poszukuję swojego idealnego systemu do zarządzania czasem. Wiele osób twierdzi, że czasem nie da się zarządzać, bo on po prostu jest. Oczywiście wszystko jest względne. Chodzi mi bardziej o zorganizowanie siebie, by sprawy do wykonania nie zajmowały więcej czasu niż powinny.

Ciągle trapi mnie myśl jak tu coś ulepszyć, przyspieszyć. Przerodziło się to w swego rodzaju obsesję. Czasami zdarzało się, że więcej czasu zajmowało mi zaplanowanie czegoś niż wykonanie. To może być w którymś momencie chorobliwe. Dotyczy to wielu spraw służbowych i prywatnych. W skrajnych przypadkach można dojść do momentu, gdy już tylko planujesz, a nic nie wykonujesz. Stoisz w miejscu.

Wiele osób uważa, że nie powinno się planować zbyt dużo. Moim zdaniem nie można nie planować. Jeżeli chcemy dojechać na wakacje np. do Tunezji samochodem, czy innym środkiem transportu musimy wiedzieć gdzie chcemy jechać, w jaki sposób się tam dostać, jeżeli autem, to gdzie będziemy tankować, ilu kierowców będzie, gdzie coś zjemy, a może po drodze gdzieś się zatrzymamy ? Wiele spraw musimy przemyśleć. Ale z drugiej strony musimy zostawić jakąś część niezaplanowaną. Żeby było spontanicznie, żeby móc zauważyć nadarzające się okazje, nie możemy trzymać się sztywno planu w 100%. Albo inaczej. Trzymamy się planu, ale traktujemy go jak drogowskaz nie bojąc się skręcać w boczne uliczki. Właśnie tam może być coś na czym na zależy, co nas zafascynuje.

Planowanie codzienności

Każdy z nas ma określoną ilość obowiązków. Jeżeli jeszcze do tego dochodzi ambicja, obowiązków możemy mieć więcej niż jesteśmy w stanie udźwignąć. Nie chodzi też o to, żeby wykonywać dokładnie wszystkie czynności jakie sobie zaplanowaliśmy, ale jeżeli niczego nie zaplanujemy może się okazać że z tego co chcielibyśmy by było zrobione, udało się dokończyć tylko 5-10%.

Czy zawsze jestem pełen chęci do działania? Oczywiście, że nie. Czasami mi się po prostu nie chce. Wtedy robię to co wymagane jest do zrobienia w konkretnym czasie. To co po prostu musi być zrobione. Takie minimum „must been done”. Z takimi tematami nie dyskutuję.

Szukałem i testowałem. Czytałem i słuchałem. Spędziłem bardzo dużo czasu na rozwiązaniu problemu jaki odczuwam, że istnieje w dzisiejszym świecie, mianowicie…

Mamy zbyt dużo obowiązków, a zbyt mało czasu

To chyba czujemy wszyscy. Mam nadzieję, że zgadzacie się też ze mną, że planować należy, inaczej nasze działania będą chaotyczne. Jak mówi pewien dowcip:

Na budowie Kowalski lata w te i z powrotem z pustą taczką. 
Widząc to kierownik pyta: 
– Co tak z tą pustą taczką latacie? 
– Panie kierowniku – mówi Kowalski – taki zap******, że nie ma kiedy załadować.

Nic dodać nic ująć. Nasze życie też tak czasami wygląda. Biegniemy przez nie, często nie wiedząc gdzie i po co biegniemy. Pracujemy dla samego faktu pracy. Odbębniamy 8h dziennie mimo, że to czym się zajmujemy moglibyśmy zrobić w 2. Czytamy wątpliwej renomy portale plotkarskie. Marnujemy czas, a więc i własne życie trochę z przyzwyczajenia. Tak robili nasi rodzice, dziadkowie. Szło się do pracy by odprawić pańszczyznę. Na szczęście wiele osób dzisiaj to dostrzega i zmienia podejście do czterdziestogodzinnego dnia pracy. Ale… to inny temat, na przyszłość.

Płyń Pan do brzegu

Ten blog ma dotyczyć upraszczania naszego życia, więc już przechodzę do sedna. Podam Ci w moim odczuciu najlepsze połączenie kilku narzędzi, które powinny Ci pomóc. Chciałbym abyś przestał szukać ideału, bo go nie ma. Jeżeli nie masz wypracowanego sposobu organizacji zadań, projektów spróbuj mojego. Jeżeli przetestujesz, przekształć go względem swoich potrzeb. Każdy z nas jest inny, każdy ma inne obowiązki, inną rodzinę, innych znajomych, godziny pracy itd. Dzisiaj spróbuj mojego sposobu.

Jak przebiega mój proces planowania ?

Najważniejsze dla mnie jest miejsce, gdzie mogę wrzucić wszystkie myśli, przypomnienia, pomysły itp. To taki śmietnik na wszystko co przyjdzie mi do głowy. Możecie korzystać z tego co dla Was wygodne. Ja korzystam z Nozbe. Między innymi dlatego, że ma skrót klawiszowy do dodawania zadań pod Windowsem (działa z każdego miejsca, z każdej aplikacji), oraz mam wyciągnięty widżet na telefonie. Jeżeli jadę samochodem czasami zapisuję coś w notesie kelnerskim, który mam w samochodzie, a później przy komputerze przepisuję pomysły do Nozbe.

Regularnie staram się przeglądać to co tam zapisałem i rozdzielam co jest ważne dla mnie, a co musi poczekać lub kasuję jeżeli myśl nie jest spójna z moim celem.

No właśnie. Sprawy do zrobienia ustalam mając w głowie „wizję końca”. Co to znaczy ? Nic innego, jak to, by zastanowić się wcześniej gdzie chcę być za kilka lat. Co chcę osiągnąć w sferze pracy, rodziny, duchowej, sportowej, czy szeroko rozumianej osobistej. Staram się co jakiś czas zaglądać do spisanych w notatniku celów długoterminowych i weryfikować czy dzisiaj to dalej są moje cele z którymi się identyfikuję. Jednocześnie nie zmieniam ich zbyt mocno i często.

W Nozbe wybieram te zadania, które moim zdaniem są najważniejsze i jeżeli wymagają podzielenia na małe kroki robię to w Nozbe. Unikam ustawiania terminów tych zadań. U mnie prawie zawsze się to nie sprawdzało. Raczej zaznaczam które zadania mają wysoki priorytet i wpisuję je do kalendarza książkowego swoim ulubionym piórem. Pióro nadaje mi wewnętrznie wysoki priorytet zapisanych zadań.

Kalendarz w tym przypadku jest drugim w kolejności najważniejszym narzędziem. Jeżeli coś do niego wpiszę, musi być wykonane.

Zdarzają się dni, gdy coś burzy ustalony plan w kalendarzu. Wówczas, niewykonane zadania przepisuję na dzień następny. To naprawdę w moim odczuciu najskuteczniejsze połączenie, które działa.

Korzystam z Nozbe, które nie jest tanie, a to nie miała być jego reklama. Sami możecie skorzystać z innych darmowych narzędzi np. Microsoft TODO rozwija się bardzo sprawnie i być może już może zastąpić inne programy.

Programy, które uzupełniają moją organizację czasu i zadań:

  • Kalendarz Google – do którego wpisuję wizyty, spotkania, wszystko gdzie znana jest godzina i czas. Wcześniej dostaję przypomnienia w ustalonych terminach. Również jedno z najważniejszych narzędzi.
  • Notatnik moleskine + ołówek- do robienie notatek, spisywania pomysłów
  • OneNote Microsoft – rodzaj notatnika, który bardzo łatwo przeszukać. Mam w nim przede wszystkim wszelkie ważne sprawy firmowe, do których kiedyś mogę chcieć wrócić lub odświeżyć. Mam tutaj też notatki ze spotkań, szkoleń itp.
  • Małe notesy kelnerskie w aucie, w różnych miejscach gdzie najczęściej przebywam. Kilka razy w tygodniu notuję coś jadąc autem, stojąc w korku.
  • Asystent Google – nowość, ale ciekawa. Kilka razy wydawałem polecenia asystentowi by wpisał coś za mnie na listę zakupów lub utworzył przypomnienie. Świetnie działa i sprawdza się podczas prowadzenia samochodu i nie muszę rozpraszać się próbując coś napisać w notatniku. Myślę że to kwestia czasu, a wiele z narzędzi zostanie zastąpionych właśnie tym asystentem.
  • XMind – do map myśli – Używam okazjonalnie, sporadycznie. Pomaga w wypisaniu wszystkich szczegółów spraw, które przychodzą na myśl. Taka wewnętrzna burza mózgu.
  • Trello – głównie do komunikacji w pracy, ale też do prywatnych spraw. Wymaga troszkę przyzwyczajenia, ale dobrze sprawdza się w pracy nad projektami niewielkich rozmiarów. Osobiście korzystam z niego wymieniając uwagi między informatykami i zadaniami do zrobienia.



Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *